Rechna Endbenutzer-Dokumentation

Übersicht

Rechna ist eine App für das Erstellen und Verwalten von Angeboten und Rechnungen. Zusätzlich kannst du Kunden pflegen, PDFs erzeugen und Dokumente drucken, teilen oder direkt per Mail versenden.

Die App besteht aus vier Bereichen: In der Übersicht siehst du deine aktuellen Kennzahlen. Unter Dokumente erstellst und bearbeitest du Angebote und Rechnungen. Unter Kunden verwaltest du deine Kundendaten. In den Einstellungen legst du Firmenangaben, Standards und Pro-Optionen fest.

Einführung

Rechna ist auf einen schnellen Ablauf ausgelegt. Du erfasst zuerst deine Firmendaten, legst Kunden an und erstellst danach Dokumente in wenigen Schritten. Die Dokumente werden automatisch mit den passenden Informationen gefüllt und können direkt als PDF ausgegeben werden.

Rechnungen und Angebote haben jeweils einen Status. So erkennst du schnell, ob ein Dokument noch im Entwurf ist, bereits gesendet wurde, bezahlt oder storniert ist. Überfällige Rechnungen werden automatisch erkannt und in der Übersicht hervorgehoben.

Auf dem Simulator werden automatisch Testdaten angelegt. Dadurch kannst du Funktionen direkt ausprobieren, ohne zuerst alle Daten manuell zu erfassen.

Quickstart

1. Öffne in den Einstellungen den Bereich Firmendaten und fülle alle Felder aus, die nicht als optional markiert sind.
2. Lege im Bereich Kunden deinen ersten Kunden an.
3. Gehe in den Bereich Dokumente und erstelle ein neues Angebot oder eine neue Rechnung.
4. Füge Positionen hinzu, prüfe die Summen und speichere das Dokument.
5. Öffne das Dokument und verwende die Aktionen zum Freigeben, Drucken, Teilen oder Mailversand.

Wenn Pflichtangaben in den Firmendaten fehlen, zeigt die App beim Erstellen eines Dokuments einen Hinweis und bietet den direkten Sprung in die Firmendaten an.

Funktionen

Übersicht

Die Übersicht zeigt dir bezahlten Umsatz, offene Rechnungen, überfällige Rechnungen und Entwürfe. Du kannst direkt auf eine Kennzahl tippen, um zur passenden Dokumentliste zu springen. Zusätzlich siehst du Listen mit überfälligen und bald fälligen Rechnungen.

Dokumente

Im Dokumentbereich kannst du neue Angebote und Rechnungen erstellen. Du kannst nach Kunde oder Nummer suchen, nach Status filtern und nach Datum, Fälligkeit oder Rechnungsnummer sortieren. So findest du auch bei vielen Einträgen schnell das richtige Dokument.

In der Detailansicht stehen dir alle wichtigen Aktionen zur Verfügung. Du kannst Dokumente freigeben, als bezahlt oder angenommen markieren, duplizieren, stornieren und löschen. Außerdem kannst du jederzeit drucken, als PDF teilen und per Mail versenden.

Bei Angeboten kannst du direkt eine Rechnung daraus erzeugen. Dabei wird die Positionsliste übernommen, damit du nicht alles neu erfassen musst.

Kunden

Du kannst Privat- und Firmenkunden anlegen und getrennt pflegen. In der Detailansicht siehst du die wichtigsten Kontaktdaten sowie alle zugeordneten Dokumente. Kunden können archiviert werden, wenn sie nicht mehr aktiv sind.

Einstellungen

In den Einstellungen steuerst du die Arbeitsweise der App. Dort legst du zum Beispiel Präfixe für Angebots- und Rechnungsnummern fest, definierst die Standardfälligkeit und den Standardsteuersatz und wählst die Währung.

Unter Standardtexte kannst du Vorlagen für Angebote, Rechnungen und Mailtexte hinterlegen. Diese Vorlagen werden beim Erstellen neuer Dokumente automatisch genutzt.

Unter Firmendaten hinterlegst du die Angaben für Absender und Footer im PDF. Änderungen werden automatisch gespeichert.

PDF, Drucken, Teilen und Mail

Rechna erstellt aus jedem Dokument ein PDF mit allen relevanten Daten, darunter Absender, Empfänger, Positionen und Summen. Das PDF kann direkt gedruckt, über die Teilen-Funktion weitergegeben oder per Mail mit Anhang versendet werden.

Pro-Version

Die Pro-Version ist für Nutzer gedacht, die die App ohne Einschränkungen im Alltag einsetzen möchten. In der kostenlosen Version gibt es Begrenzungen bei der Anzahl aktiver Kunden und neu erstellter Dokumente pro Monat.

Mit Pro fallen diese Begrenzungen weg. Zusätzlich verschwindet das Free-Wasserzeichen in PDFs. Du kannst außerdem ein eigenes Firmenlogo hochladen und damit deine Dokumente individuell gestalten.

Die Freischaltung von Pro ist in der App direkt über den Bereich Pro/Upgrade möglich und kann bei Bedarf über die Funktion Käufe wiederherstellen erneut geladen werden.

Overview

Rechna is an app for creating and managing quotes and invoices. You can also maintain customers, generate PDFs, and print, share, or send documents by email.

The app has four main areas. The Dashboard gives you a quick business overview. In Documents, you create and manage quotes and invoices. In Customers, you manage customer records. In Settings, you define company details, defaults, and Pro options.

Introduction

Rechna is designed for a fast workflow. You first enter your company details, then create customers, and then create documents in just a few steps. Document data is filled in consistently and can be exported to PDF immediately.

Quotes and invoices use clear status values. This helps you see at a glance whether a document is still a draft, already sent, paid, or cancelled. Overdue invoices are detected automatically and highlighted in the dashboard.

When running in Simulator mode, sample data is created automatically, so you can test the app quickly without entering everything manually.

Quickstart

1. Open Settings and complete your Company data, especially all fields that are not marked as optional.
2. Create your first customer in the Customers section.
3. Open Documents and create a new quote or a new invoice.
4. Add line items, review totals, and save the document.
5. Open the document and use actions to finalize, print, share, or send by email.

If required company information is missing, the app shows a warning before document creation and offers a direct jump to company data settings.

Features

Dashboard

The dashboard shows paid revenue, open invoices, overdue invoices, and drafts. Tapping a KPI opens the matching document filter. You also get focused lists for overdue and due-soon invoices.

Documents

In the documents area, you create quotes and invoices, search by customer or number, filter by status, and sort by date, due date, or invoice number. This keeps daily work fast even with many documents.

In each document detail view, you can finalize, mark as paid or accepted, duplicate, cancel, or delete. You can also print, share the PDF, and send it by email at any time.

For quotes, you can create an invoice directly from the quote, including copied line items, so follow-up billing is quick.

Customers

You can manage both private and company customers. The detail screen combines contact data and related documents so all relevant information is in one place. Customers can be archived when they are no longer active.

Settings

Settings control your default behavior, such as numbering prefixes, currency, default due days, and default tax rate. You can also define standard texts for quotes, invoices, and emails so new documents start with your preferred wording.

The Company data section defines sender and footer information used in PDFs. Changes are saved automatically.

PDF, print, share, and email

Each document can be exported as a structured PDF containing sender, recipient, item table, and totals. You can print directly from the app, share the PDF through iOS sharing, or send it via email with attachment.

Pro Version

The Pro version is intended for users who need the app for regular production work without limitations. The free version limits the number of active customers and the number of newly created documents per month.

With Pro, those limits are removed. The free watermark is removed from PDFs, and you can upload your own company logo for branded documents.

Pro can be activated directly in the app from the Pro/Upgrade section, and previous purchases can be restored using Restore purchases.